Roteiro de viagem Excel - Planilha grátis

1. Abra a aba Roteiro e preencha as células de entrada com data, cidade, estado, período, categoria e atividade. Use as listas disponíveis para evitar variações como Transporte e transporte.
2. Informe endereço ou local, horário de início, horário de fim, número de reserva, responsável e observações operacionais.
3. Digite o custo estimado antes da viagem e, depois de cada atividade, preencha o custo realizado. Os campos monetários aceitam valores decimais maiores ou iguais a zero.
4. Atualize o status conforme o andamento: Planejado para uma ideia, Reservado após a confirmação, Concluído quando executado ou Cancelado se sair da programação.
5. Na aba Orçamento, distribua o limite financeiro entre Transporte, Hospedagem, Alimentação, Passeios, Compras e Outros. O gasto realizado é calculado a partir dos custos da aba Roteiro.
6. Se houver valores em moeda estrangeira, informe a cotação em I2, digite o valor estrangeiro em I3 e confira o valor convertido em I4.
7. Consulte a aba Resumo para verificar total de atividades, conclusão, custos, saldo, cidade com mais atividades e os gráficos de acompanhamento.

Um roteiro de viagem funciona melhor quando transforma a ideia do passeio em uma sequência de compromissos verificáveis. O estudante que planeja uma viagem nas férias, o casal que monta um fim de semana e a família que viaja com crianças precisam saber não apenas o destino, mas também o horário, o endereço, o deslocamento e quem ficou responsável por cada reserva.

Na aba Roteiro, a data fica na coluna B e o dia da semana é calculado automaticamente. As colunas Cidade e Estado ajudam a separar uma viagem com várias paradas, enquanto Período diferencia Manhã, Tarde, Noite e Dia inteiro. Para um roteiro de 7 dias com 4 atividades por dia, você pode preencher 28 linhas sem misturar compromissos.

Uma linha para cada compromisso

Registre chegada, traslado, check-in, refeição e passeio em linhas distintas. No exemplo preenchido, a chegada em São Paulo ocorre em 10/07/2026, com traslado entre 09:30 e 11:00, custo estimado de R$ 180,00 e código TRF-2026-0710. No dia seguinte, a visita à Avenida Paulista e ao MASP ocupa o período das 13:00 às 18:00, com R$ 90,00 registrados.

Essa granularidade é especialmente útil para o freelancer que viaja entre reuniões, para o professor que participa de um congresso e para a família que precisa coordenar quatro pessoas. A coluna Responsável evita a dúvida sobre quem tem o ingresso ou deve confirmar o transporte; Observações guarda instruções como encontrar o motorista no saguão.

Planejamento realista por período

Eu prefiro distribuir atividades por blocos de tempo, em vez de empilhar oito atrações no mesmo dia. Uma manhã de deslocamento, uma tarde de passeio e uma noite livre deixam margem para trânsito, filas e atrasos. As colunas de horário de início e fim permitem detectar conflitos antes da viagem.

A tabela preparada até a linha 111 comporta 110 registros, mas não obriga você a preencher tudo. Use apenas as linhas necessárias e deixe o restante vazio; os IDs e indicadores ignoram atividades sem data ou descrição.

A aba Orçamento separa seis categorias: Transporte, Hospedagem, Alimentação, Passeios, Compras e Outros. O modelo de exemplo prevê R$ 1.200,00 para transporte, R$ 2.200,00 para hospedagem, R$ 300,00 para alimentação, R$ 900,00 para passeios, R$ 400,00 para compras e R$ 200,00 em outros gastos. A soma inicial é R$ 5.200,00.

Quando você informa o custo realizado na aba Roteiro, a função SUMIF soma os lançamentos cuja categoria corresponde à linha do orçamento. Se houver R$ 180,00 de transporte e R$ 90,00 de passeio, o gasto consolidado será R$ 270,00; o saldo geral, antes de outros lançamentos, ficará em R$ 4.930,00.

O que significam os indicadores

Orçamento total é a soma dos limites definidos em B8:B13. Gasto total vem dos custos realizados, Saldo disponível é a diferença entre os dois e Percentual total utilizado divide o gasto pelo orçamento. Por categoria, a planilha mostra ainda saldo, percentual utilizado e um status operacional.

O status muda conforme o percentual: abaixo de 80% aparece Dentro do orçamento; entre 80% e 100%, Atenção; acima do limite, Acima do orçamento. Assim, uma categoria com teto de R$ 300,00 e gasto de R$ 255,00 atingiu 85% e exige cuidado, enquanto R$ 330,00 gera estouro de R$ 30,00.

Câmbio opcional

Para uma viagem internacional, informe em I2 a cotação de referência em reais e em I3 o valor estrangeiro. Com cotação de R$ 5,40 e gasto de US$ 250,00, I4 calculará R$ 1.350,00. Esse cálculo é uma referência de planejamento, não substitui a conferência do câmbio efetivamente cobrado no cartão.

O Excel grava as funções como SUM, SUMIF e IFERROR no arquivo; no Excel em português, elas aparecem como SOMA, SOMASE e SEERRO. As fórmulas já estão configuradas, então você deve alterar os campos de entrada, não substituir os cálculos.

O problema mais caro de um roteiro não costuma ser esquecer uma atração, mas registrar uma atividade sem horário, endereço ou confirmação. Se um traslado de R$ 180,00 depende de uma reserva e o código fica fora da planilha, você pode pagar uma segunda corrida ou perder tempo procurando o comprovante no celular.

Conflitos de horário e deslocamento

Uma visita marcada das 13:00 às 18:00 não combina com um jantar reservado às 18:15 em outra região da cidade. O roteiro permite comparar Horário início, Horário fim e Endereço/Local, mas a decisão de deixar intervalo entre compromissos é sua. Para uma família de quatro pessoas, 40 minutos extras de trânsito podem significar perder um ingresso de R$ 90,00 ou uma reserva de R$ 240,00.

Outro erro é tratar uma atividade cancelada como se ainda estivesse confirmada. O status Cancelado existe para preservar o histórico e sinalizar que você deve revisar deslocamentos, reservas e custos. Se um passeio de R$ 350,00 foi cancelado, o valor realizado não deve ser preenchido como se tivesse sido pago; caso contrário, o Resumo mostrará um gasto que não aconteceu.

Estimativa que nunca vira custo realizado

Preencher apenas Custo estimado deixa o orçamento bonito, mas impede a análise real. Uma viagem pode prever R$ 5.200,00 e terminar com R$ 5.650,00 porque alimentação e transporte variaram. Sem lançar o valor efetivo, a aba Orçamento não alcança o gasto correto e o saldo fica artificialmente alto em R$ 450,00.

Também é comum criar uma categoria nova, como Estacionamento, embora a lista aceite apenas Transporte, Hospedagem, Alimentação, Passeios, Compras e Outros. O SUMIF procura correspondência exata; por isso, escreva estacionamento em Outros ou padronize o lançamento como Transporte. Minha preferência é usar Outros para despesas pontuais, pois preservar as seis categorias mantém os totais confiáveis.

Reserva sem responsável definido

Quando duas pessoas acreditam que a outra guardou o voucher, o risco é operacional, não apenas financeiro. Preencher Responsável e Reserva/Nº confirmação reduz esse ponto cego; uma única linha completa pode evitar uma ligação de 20 minutos durante o embarque.

Use a planilha em três momentos fixos: planejamento, conferência na véspera e fechamento diário. No planejamento, crie as atividades principais; 48 horas antes, confira reservas, endereços e horários; ao fim de cada dia, lance custos realizados e atualize o status.

Uma rotina curta que funciona

• Na sexta-feira anterior, revise as linhas dos próximos 3 dias e confirme códigos de reserva.
• Na véspera de cada deslocamento, confira se o horário de fim deixa margem para o próximo compromisso.
• Durante a viagem, registre o custo no mesmo dia, com duas casas decimais, em vez de tentar reconstruir tudo depois.
• Ao cancelar algo, altere o status e escreva em Observações o motivo ou a nova reserva.

As listas de validação já evitam boa parte da sujeira de digitação. O congelamento na linha superior mantém os cabeçalhos visíveis na aba Roteiro, e a tabela TabelaRoteiro conserva a estrutura até a linha 111. Não apague fórmulas das colunas ID e Dia: elas numeram e interpretam as datas preenchidas.

Fechamento financeiro diário

Compare o gasto realizado com o limite da categoria na aba Orçamento. Se o passeio atingir 85% de um teto de R$ 900,00, o status Atenção aparece antes do estouro; ainda restam R$ 135,00, mas o sinal indica que compras adicionais exigem escolha.

A aba Resumo serve como painel de cinco minutos: veja atividades concluídas, pendentes, percentual de conclusão, custo médio e saldo. Com 20 atividades e R$ 1.000,00 realizados, o custo médio calculado será R$ 50,00 por atividade.

Você já superou a planilha quando há dezenas de viajantes, alterações simultâneas, pagamentos recorrentes ou necessidade de sincronização com reservas. Para uma viagem individual ou familiar, porém, este modelo é mais transparente do que um aplicativo que esconde o cálculo do saldo.