Lista de convidados Excel - Planilha grátis

1. Abra a aba Instruções e leia as orientações sobre preenchimento, RSVP, privacidade e fórmulas.
2. Na aba Convidados, preencha somente as células amarelas, começando por nome, e-mail, telefone, cidade e categoria.
3. Informe se o convite foi enviado, registre a data e atualize o campo Confirmação RSVP para Confirmado, Pendente ou Recusado.
4. Digite o número de acompanhantes entre 0 e 20. A coluna Total de pessoas calcula automaticamente o convidado mais seus acompanhantes.
5. Registre restrição alimentar, mesa, presente recebido, valor e observações. Use as listas suspensas para manter os dados padronizados.
6. Consulte a aba Resumo para acompanhar convidados, pessoas esperadas, confirmações, recusas, metas por categoria e gráficos.
7. Altere a data do evento na célula indicada do Resumo, sem editar as colunas calculadas L, R e S da aba Convidados.

Uma lista de convidados serve para transformar contatos dispersos em uma base operacional para casamento, aniversário, formatura, confraternização empresarial ou jantar. Na aba Convidados, a imagem 1 mostra campos para nome completo, e-mail, telefone, cidade, categoria, envio do convite e resposta RSVP.

Quando preencher cada informação

O casal costuma cadastrar família e amigos no início do planejamento; o organizador de uma formatura atualiza confirmações no fechamento de cada semana; o responsável por um evento empresarial separa clientes, fornecedores e equipe. As categorias disponíveis são Família, Amigos, Cliente, Fornecedor e Equipe.

Considere um evento com 40 nomes cadastrados. Se 28 pessoas confirmarem e cada uma levar, em média, 0,5 acompanhante, a previsão é de 28 + 14 = 42 pessoas. A coluna Total de pessoas faz essa conta individualmente: um convidado com 1 acompanhante vira 2 pessoas, enquanto outro com 0 continua como 1.

Da confirmação à mesa

O campo Número de acompanhantes aceita valores de 0 a 20, e Mesa aceita números de 1 a 99. Assim, João Silva pode ficar na mesa A01 com 1 acompanhante, enquanto Maria Oliveira fica na A02 sem acompanhante e com restrição vegetariana, como aparece nos exemplos preenchidos.

Use Cidade para antecipar logística de deslocamento e Categoria para comparar grupos. A imagem 2 reúne confirmados por cidade, incluindo São Paulo/SP, Rio de Janeiro/RJ, Belo Horizonte/MG, Curitiba/PR e Porto Alegre/RS.

A planilha registra nome, e-mail e telefone, que são dados pessoais protegidos pela LGPD, a Lei 13.709/2018. A aba Instruções orienta conferir esses dados e seguir boas práticas de privacidade, enquanto a ANPD é a autoridade responsável pela fiscalização e orientação.

Coleta limitada ao necessário

Para enviar um convite, normalmente bastam nome e um canal de contato. Cidade, categoria, RSVP, mesa e restrição alimentar têm finalidade prática no evento; valor do presente e observações devem ser preenchidos somente quando fizerem sentido para a organização.

Um exemplo: em uma festa com 80 convidados, guardar 80 nomes e telefones pode ser necessário para comunicação, mas manter cópias em cinco arquivos diferentes cria 400 pontos de exposição. Prefiro concentrar a operação em um arquivo protegido, limitar o acesso e apagar ou anonimizar os dados quando a finalidade terminar.

Prazo e segurança operacional

A LGPD não determina um prazo único para conservar toda lista de evento. O critério técnico é manter os dados pelo período necessário à finalidade e por eventual obrigação legal aplicável; depois, eliminar o que não precisa mais ser guardado.

Evite enviar a planilha inteira por grupos de mensagem. Se 12 pessoas precisarem consultar apenas nomes e RSVP, compartilhe uma versão mínima, sem telefones, e-mails ou valor de presentes. O arquivo deve ser revisado antes de cada compartilhamento.

O problema mais caro não é esquecer um nome: é trabalhar com números diferentes em cada fornecedor. Uma planilha com 60 convidados, mas 18 acompanhantes não contabilizados, pode transformar uma contratação de 60 lugares em uma necessidade real de 78 lugares.

Acompanhantes fora da conta

Se dez convidados levarem 1 acompanhante e oito levarem 2, o acréscimo é 10 + 16 = 26 pessoas. A coluna Total de pessoas evita esse erro, desde que o número seja informado individualmente no campo K e não apenas anotado em Observações.

RSVP desatualizado

Um convidado que respondeu por telefone continua como Pendente se ninguém atualizar a coluna Confirmação RSVP. Com 50 nomes, 35 confirmados e 15 pendentes, a taxa mostrada é 35 ÷ 50 = 70%; depois de cinco respostas positivas registradas, ela deveria passar para 80%.

Restrições alimentares ignoradas

Marcar Vegetariana, Vegana, Intolerância à lactose ou Sem glúten no campo próprio é diferente de escrever uma observação solta. Se quatro pessoas têm restrição e o buffet recebe somente a contagem geral, o risco é preparar zero refeições adequadas e resolver o problema no dia.

Também confira presentes e valores. Um lançamento de R$ 250 duplicado faz o total recebido parecer R$ 500, e uma mesa digitada como A01 em uma linha e 1 em outra perde consistência para a conferência.

Uma lista funciona quando entra em uma rotina fixa, não quando é aberta somente na véspera. Para um evento marcado para 26/09/2026, reserve 15 minutos toda sexta-feira para atualizar convites enviados, respostas, acompanhantes e restrições alimentares.

Fechamento semanal simples

• Filtre RSVP como Pendente e faça os contatos da semana.
• Atualize a Data da confirmação no mesmo momento em que receber a resposta.
• Revise Confirmados e a coluna Total de pessoas antes de negociar buffet e mesas.
• Confira os campos de restrição alimentar e presença de presentes.

A imagem 3 mostra as instruções para preencher somente as células amarelas e não alterar fórmulas. A aba Resumo calcula 100 linhas preparadas; portanto, copiar uma aba ou apagar fórmulas sem necessidade pode quebrar o painel.

Quando revisar o método

Para um evento de 80 pessoas, uma conferência semanal costuma ser suficiente. Para uma lista com 300 convidados, vários organizadores ou respostas chegando simultaneamente, prefiro um sistema com permissões, histórico de alterações e formulário integrado; o Excel deixa de ser a melhor ferramenta quando a duplicidade de edição começa a gerar retrabalho.

Faça uma cópia de segurança antes do fechamento final. Depois, exporte apenas os dados necessários para o buffet, a recepção e a equipe de mesas, evitando distribuir e-mails, telefones e valores de presentes sem necessidade.