Contas Excel - Planilha Grátis

1. Abra a aba Instruções (imagem 3) e leia as orientações sobre cadastro, datas, pagamentos, orçamento e proteção de dados.
2. Na aba Lançamentos (imagem 1), use uma linha por conta e preencha os campos editáveis em amarelo-claro.
3. Selecione A Pagar para despesas e obrigações ou A Receber para valores esperados de clientes, contratos e vendas.
4. Informe descrição, categoria, cliente ou fornecedor, CNPJ/CPF, cidade, NF-e, data de emissão, vencimento e valor previsto.
5. Enquanto a conta estiver pendente, deixe Data de pagamento em branco e mantenha Valor pago em zero ou no valor efetivamente recebido.
6. Depois da liquidação, preencha Valor pago e Data de pagamento. As colunas calculadas atualizam o status, o atraso e o percentual pago.
7. Confira a aba Resumo (imagem 2), ajuste os orçamentos da tabela auxiliar quando necessário e use os gráficos para revisar a posição financeira.

O controle de contas serve para o MEI que acompanha DAS, aluguel e fornecedores, para o freelancer que espera pagamentos de 12 clientes e para uma pequena loja que concilia cerca de 300 pedidos por mês. A necessidade costuma aparecer no fechamento mensal, antes do vencimento de boletos e na semana de cobrança dos clientes.

Na aba Lançamentos (imagem 1), cada linha representa uma obrigação ou recebimento. As colunas Tipo e Categoria distinguem, por exemplo, uma conta A Pagar de R$ 8.500,00 do aluguel e uma conta A Receber de R$ 28.500,00 de uma venda; Cliente/Fornecedor, CNPJ/CPF, NF-e e Cidade preservam o contexto da operação.

Uma leitura prática do mês

Imagine uma empresa com R$ 60.000,00 previstos para pagar e R$ 85.000,00 a receber em março. Se R$ 22.000,00 já foram pagos e apenas R$ 40.000,00 entraram, o caixa realizado está R$ 18.000,00 abaixo do recebimento esperado. A coluna % Pago mostra 36,67% quando o previsto de uma conta é R$ 15.000,00 e o pagamento registrado é R$ 5.500,00.

O Resumo (imagem 2) transforma essas linhas em Total previsto, Total pago, Total em aberto, Total em atraso, quantidade de contas atrasadas e valor médio. A evolução mensal de janeiro a setembro de 2026 separa contas a pagar, a receber e pagamentos realizados, o que é mais útil para decidir o caixa do mês do que olhar apenas o saldo bancário.

Por que a categoria importa

A tabela auxiliar compara sete categorias: aluguel, fornecedores, impostos, folha de pagamento, serviços, vendas e marketing. Com orçamento de R$ 15.000,00 para fornecedores e R$ 18.000,00 previstos, a diferença de R$ 3.000,00 aparece como sinal de pressão no planejamento.

Contas tributárias e trabalhistas precisam entrar na planilha com vencimento real, valor previsto e documento de origem. Para uma empresa no Simples Nacional, o DAS é uma guia mensal com vencimento no dia 20; o limite anual do regime é R$ 4,8 milhões. O MEI tem limite de R$ 81.000,00 por ano, paga DAS-MEI fixo conforme a atividade e entrega a DASN-SIMEI anualmente.

O valor do DAS não deve ser inventado na planilha: lance o valor informado no documento fiscal ou no sistema oficial. Como referência de cálculo, uma empresa comercial com R$ 50.000,00 de receita mensal e alíquota efetiva hipotética de 6% teria R$ 3.000,00 de DAS; esse número é um exemplo, não substitui a apuração do faturamento acumulado e do anexo aplicável.

Documentos que precisam estar vinculados

Para uma NF-e, registre emitente, destinatário, CNPJ ou CPF, número, série, data e valor. Quando houver imposto destacado, confira ICMS em operações de mercadorias ou ISS em serviços; uma nota de R$ 10.000,00 com ISS de 5% representa R$ 500,00 de imposto indicado no documento, sem confundir destaque com valor líquido a receber.

Na aba Lançamentos (imagem 1), NF-e e CNPJ/CPF devem ser tratados como texto para preservar zeros à esquerda. A aba Instruções reforça o registro apenas dos dados necessários, uma aplicação prática da LGPD, Lei 13.709/2018.

Folha, férias e guarda de comprovantes

Inclua contas de folha, provisão de 13º e férias em categorias próprias ou em Folha de pagamento. A primeira parcela do 13º vence até 30/11 e a segunda até 20/12; férias têm adicional de 1/3 constitucional; o FGTS corresponde a 8% da remuneração. Um salário de R$ 2.500,00 gera R$ 200,00 de FGTS mensal antes de outras parcelas.

Guarde documentos fiscais por 5 anos, prazo decadencial usado como referência para fiscalização. A planilha organiza vencimentos e evidências, mas o arquivo não substitui a guia oficial nem a escrituração exigida.

O problema mais caro não é deixar uma linha sem cor: é registrar apenas o boleto e esquecer o recebimento relacionado. Uma venda de R$ 28.500,00 marcada como A Receber, sem data de pagamento, permanece em aberto e pode levar a empresa a contratar crédito mesmo quando o cliente já quitou a duplicata.

Pagamento parcial tratado como quitação

Se uma conta prevista de R$ 15.400,00 recebe R$ 5.400,00, o percentual correto é 35,06%, não 100%. Preencher Data de pagamento antes de completar o valor pode distorcer a leitura; o campo Valor pago deve refletir a quantia efetivamente liquidada, enquanto o status deve ser conferido com a regra operacional indicada nas Instruções.

Também ocorre de o usuário escrever uma categoria diferente, como Materiais, quando a lista aceita Fornecedores. A busca com VLOOKUP procura correspondência exata na tabela H7:I13; se não encontrar, o orçamento retorna zero. Uma conta de R$ 18.000,00 pode então parecer sem orçamento, embora o limite correto de Fornecedores seja R$ 15.000,00.

Datas e atrasos que enganam

Uma conta vencida em 14/02/2026 e paga em 16/02/2026 ficou 2 dias atrasada. Se a data de pagamento for omitida, a fórmula usa TODAY para calcular o atraso de uma conta ainda não liquidada; por isso, uma linha antiga pode acumular dezenas de dias e contaminar o indicador Total em atraso.

Outro erro recorrente é digitar 1.500 em uma coluna financeira esperando R$ 1.500,00, mas importar o valor como texto. As funções SUM e SUMIF podem ignorar esse conteúdo, reduzindo artificialmente o total previsto. A validação decimal em L7:M106 existe justamente para manter valores numéricos.

Duplicidade e documentos incompletos

Uma mesma NF-e lançada duas vezes soma R$ 7.800,00 em vez de R$ 3.900,00 e altera orçamento, valor médio e evolução mensal. Antes de inserir, confira descrição, número da NF-e, contraparte e vencimento; não use o ID como prova de unicidade fiscal, porque ele é apenas sequencial da planilha.

O melhor uso desta planilha é amarrar a atualização a horários que já existem. Reserve 15 minutos no início da terça-feira para lançar novas contas e outros 15 minutos no último dia útil do mês para conferir pagamentos, vencimentos e orçamento por categoria.

Uma rotina curta que evita retrabalho

• Ao receber uma NF-e ou boleto, registre a conta no mesmo dia, com vencimento e valor previsto.
• Após pagar ou receber, atualize Valor pago e Data de pagamento antes de arquivar o comprovante.
• Na sexta-feira, filtre as linhas em atraso e registre em Observações a cobrança, negociação ou regularização.
• No fechamento mensal, compare os totais do Resumo com extrato bancário, boletos e comprovantes.

Copiar a aba inteira não é necessário: a base já tem linhas preparadas até a 106, com filtros em A6:R106 e fórmulas nas colunas calculadas. Prefiro manter a mesma base e distinguir os períodos pelas datas, porque isso preserva a evolução de janeiro a setembro de 2026 e evita vários arquivos concorrentes.

Como reduzir erros de digitação

Use as listas de validação de Tipo, Categoria e Cidade em vez de digitar livremente. Preencha CNPJ/CPF e NF-e como texto, revise o padrão DD/MM/AAAA e não apague as fórmulas das colunas ID, Status, Dias em atraso, % Pago e Orçamento da categoria.

Uma revisão de 30 minutos no fechamento pode evitar uma cobrança duplicada de R$ 4.200,00 ou um pagamento atrasado com multa contratual. Faça uma cópia de segurança com data no nome do arquivo e limite o compartilhamento: a aba Instruções recomenda restringir acesso e descartar dados pessoais desnecessários conforme a LGPD.

Você supera a planilha quando passa de centenas de lançamentos mensais, precisa de conciliação bancária automática, permissões por usuário, emissão fiscal integrada ou histórico auditável. Até esse ponto, a combinação de Lançamentos, Resumo e Instruções é mais prática do que espalhar contas em mensagens, cadernos e arquivos separados.